一、先把问题说清楚

哪些数据绝对不进模型

哪些数据绝对不进模型，先看一条硬事实：客户名单、报价、身份证、图纸四类信息默认不进外部模型。方案的下限基本由这条定。

哪些数据绝对不进模型最先卡住的通常不是工具，是没人说清这件事交给谁做、做到什么程度算完。

边界先划清：哪些判断必须人签字，哪些可以让机器出初稿，混在一起就会反复返工。

通用模型写出来的东西读着顺，缺的是本单位的验收口径和真实成本，直接拿去用会被一眼看穿。

• 判断标准：客户名单、报价、身份证、图纸四类信息默认不进外部模型
• 现场核对：数据风险主要来自三条路径：对话上传、连接器越权读、生成物外发
• 留痕要求：产出要留修改痕迹：哪一段是机器给的、哪一段是人改的，事后复盘才知道问题出在哪

权限怎么分层

权限怎么分层，先看一条硬事实：留痕要能回答三个问题：谁问的、问了什么、拿到什么。方案的下限基本由这条定。

权限怎么分层别从买工具开始：先把现在人工怎么做、一天做几次、每次花多久记下来，量出来才知道值不值得交给机器。

别一次铺开，先在一个小组跑两周，跑顺了再复制到别的部门。

判断一个场景值不值得做，看三点：是不是高频、规则说不说得清、做错了能不能兜住。

二、具体怎么做

日志要不要留

日志要不要留这件事没有统一答案，得按现场条件对一遍再定方案。

日志要不要留的坑在「一次派十个任务」：机器只能回你十段废话；一次一件、带交付物，反而快。

产出要留修改痕迹：哪一段是机器给的、哪一段是人改的，事后复盘才知道问题出在哪。

能标准化的交给机器，需要担责的留给人；这条线画不清的项目，最后都停在演示阶段。

• 判断标准：日志要不要留先定口径再谈工具
• 现场核对：把每周节省的时间记成数字，汇报时拿数字说话，比说「效率提升明显」有说服力
• 留痕要求：同一个任务给两个人跑，比对结果差异，差异大的地方就是流程还没说清的地方

出问题怎么追

出问题怎么追这件事没有统一答案，得按现场条件对一遍再定方案。

出问题怎么追要先定验收：产出能不能直接用、要改几成、改一次多久，这三条比功能清单实在。

把每周节省的时间记成数字，汇报时拿数字说话，比说「效率提升明显」有说服力。

工具换得再快，能留下来的都是把流程写下来、把模板存下来的团队。

数据出门的三条路径

数据出门的三条路径这件事没有统一答案，得按现场条件对一遍再定方案。

数据出门的三条路径做完一轮就把提示词和模板存下来，下次照用；每次都从头描述，等于每天重新发明一次。

同一个任务给两个人跑，比对结果差异，差异大的地方就是流程还没说清的地方。

数据不进系统，机器就只能猜；所以第一步往往不是接模型，而是把散在各处的表拢到一处。

• 判断标准：数据出门的三条路径先定口径再谈工具
• 现场核对：先在一件真事上试，把输入、产出、改了多久记下来，比听三场演示有用
• 留痕要求：把这次用到的提示词和模板存下来，下次照着改，不要每次从零描述需求

三、对照与验收

做法对照

四、常见问题

Q：公司数据能不能给AI

简单说，客户名单、报价、身份证、图纸四类信息默认不进外部模型。具体到你们的情况，先照这个口径对一遍现场。

Q：AI会不会泄露商业机密

简单说，留痕要能回答三个问题：谁问的、问了什么、拿到什么。具体到你们的情况，先照这个口径对一遍现场。

Q：私有化部署有必要吗

简单说，数据风险主要来自三条路径：对话上传、连接器越权读、生成物外发。具体到你们的情况，先照这个口径对一遍现场。

常见误区

• 把系统当成万能钥匙，流程没理顺就上线，最后又退回手工表。
• 只做展示不做处置，看板很漂亮，问题还是靠电话通知。
• 一次性全量铺开，问题集中爆发，运维顶不住。

成本与周期

• 投入主要集中在数据整理、系统实施、培训三项，软件许可通常不是大头。
• 常规规模的项目从启动到验收需要 2-3 个月，跨部门配合越多周期越长。
• 上线后前三个月要留出运维与调整的预算，问题多在这个阶段暴露。

先把这次要做的事写成一句话：给谁用、解决什么麻烦、做完怎么算成。写不出来说明还没想清楚。

别拿「提效」当目标，换成可量化的说法：这件事原来几个人几小时，现在几个人几分钟。

工具选型别只看演示：让对方用你自己的真实材料跑一遍，跑完再看结果，比听介绍靠谱。

同一个问题问三个不同的人，答案差得越多，说明流程越需要先写下来。

模板比提示词值钱：一次调好的结构存下来，后面三十篇都用它，风格才不会飘。

上线前想清楚失败怎么办：机器给的答案错了，谁来发现、多久能发现、发现了怎么改。

汇报时给三样东西：做了什么事、省了多少时间、还有哪些没解决，比堆功能清单有用。

数据安全先划红线：哪些材料不能上传、哪些能脱敏后用，写成一张纸贴在工位上。

五、落地建议

1. 先把要解决的问题写成一句可验收的话，再谈系统功能。
2. 挑一件真事试点：一个人、一个流程、两周，跑完再决定要不要推广。
3. 把记录、表单、报表三件事固定下来，换人也能接上。

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